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　　很(hen)多勞動爭議(yi)，大(da)都由于HR沒(mei)有(you)做(zuo)好日常的文件保管(guan)，以(yi)至(zhi)于因為缺乏重要的證據而讓(rang)企業陷(xian)入(ru)(ru)被動。那(nei)么，從員(yuan)工的入(ru)(ru)職(zhi)到離職(zhi)，有(you)哪些文件是HR必須妥善保管(guan)又或者重點(dian)收集的呢？

　　《入職登記(ji)表》是(shi)新(xin)進員工(gong)填寫的(de)一(yi)份(fen)最基(ji)本(ben)的(de)文書資料(liao)，本(ben)意在于了解員工(gong)的(de)一(yi)些基(ji)本(ben)情(qing)況。很多HR覺得這份(fen)(fen)表格不過是(shi)員工的(de)一個入職必(bi)需的(de)流程，往往不太上心，流于形式。但其(qi)實，通(tong)過這份(fen)(fen)表格，收集全面的(de)員工信息，能夠有效地幫助企(qi)業(ye)規避用工風(feng)險。比如，很多企(qi)業(ye)的錄(lu)用條(tiao)(tiao)件(jian)約定(ding)或勞動紀律中(zhong)都有一條(tiao)(tiao)，如果發(fa)現(xian)員(yuan)工(gong)的應聘(pin)或入(ru)職(zhi)材料中(zhong)存(cun)有虛假(jia)信(xin)息(xi)，屬于嚴重(zhong)違紀，企(qi)業(ye)有權單(dan)方解除勞動合同而不支付經濟補償。那(nei)么，在收集員(yuan)工(gong)的違紀事實時，員(yuan)工(gong)親筆簽字的《入(ru)職(zhi)登記表(biao)》往往是一份非常關鍵和直接(jie)的證據，因為上面清(qing)晰地記錄(lu)了員(yuan)工(gong)的教(jiao)育經歷(li)、工(gong)作(zuo)經歷(li)以及其他(ta)信(xin)息(xi)。

　　讓每一位新進員(yuan)工(gong)(gong)親自填寫《入職(zhi)登記(ji)表(biao)》，內容應當涵蓋員(yuan)工(gong)(gong)的年齡、性別、教育經歷(li)、工(gong)(gong)作經歷(li)、健(jian)康信(xin)息、累計(ji)工(gong)(gong)作年限，與前(qian)工(gong)(gong)作單位的關系解除情(qing)況或競(jing)業限制約(yue)定情(qing)況等。

　　《勞動(dong)合(he)同(tong)》在員工關(guan)(guan)系管理過(guo)程中的重要(yao)(yao)性已經不需要(yao)(yao)重申了，它涉及員工在勞動(dong)關(guan)(guan)系存(cun)續期間(jian)的很多(duo)切身(shen)利益的約定，比(bi)(bi)如工作(zuo)時(shi)間(jian)，比(bi)(bi)如工作(zuo)崗位，比(bi)(bi)如勞動(dong)報酬等(deng)等(deng)，這些信息(xi)的約定對于處理其他勞動(dong)爭議有(you)著關(guan)(guan)鍵的證明作(zuo)用，而簽訂《勞動(dong)合(he)同(tong)》，本身(shen)也(ye)是企業(ye)的法定義務。

　　企業應(ying)當在(zai)員(yuan)工入(ru)職(zhi)一(yi)個(ge)月內與其簽(qian)訂(ding)《勞動(dong)(dong)合(he)同(tong)》，并應(ying)確(que)保《勞動(dong)(dong)合(he)同(tong)》內容涵蓋法律規定的九項必備(bei)條款。

　　由于(yu)未簽勞(lao)(lao)(lao)動(dong)合(he)同(tong)存有(you)雙倍工資的(de)支付風(feng)險(xian)，企業對勞(lao)(lao)(lao)動(dong)合(he)同(tong)的(de)簽訂一般(ban)都非常重視。但是，卻(que)時常忽略(lve)一些潛在的(de)風(feng)險(xian)。比如，勞(lao)(lao)(lao)動(dong)合(he)同(tong)保管(guan)不(bu)(bu)當、企業搬遷導致合(he)同(tong)遺(yi)失等等。一旦(dan)因(yin)此發生勞(lao)(lao)(lao)動(dong)糾(jiu)紛，一份《勞(lao)(lao)(lao)動(dong)合(he)同(tong)領取簽收表》就能夠輕而易舉地讓(rang)員(yuan)工聲稱未簽合(he)同(tong)的(de)謊言不(bu)(bu)攻自破。

　　在向員工(gong)發(fa)放勞(lao)動(dong)合(he)同的(de)同時(shi)，應讓員工(gong)同時(shi)簽(qian)(qian)(qian)收《勞(lao)動(dong)合(he)同領取簽(qian)(qian)(qian)收表》，內(nei)容應當涵蓋員工(gong)的(de)姓(xing)名、身份證(zheng)號碼(ma)、勞(lao)動(dong)合(he)同期(qi)(qi)限、領取日期(qi)(qi)和簽(qian)(qian)(qian)名等。

　　《勞動合同法(fa)》第三(san)十九條(tiao)規定，勞動者在試用(yong)期(qi)間被證明不(bu)符合錄用(yong)條(tiao)件(jian)的，用(yong)人(ren)單位(wei)可以解除(chu)勞動合同。這意味著，企業要在試用(yong)期(qi)內(nei)解除(chu)員(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)工(gong)(gong)，不(bu)僅要證明員(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)工(gong)(gong)無法(fa)通過試用(yong)期(qi)考核，還要確保(bao)員(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)工(gong)(gong)對錄用(yong)條(tiao)件(jian)的知情權。即企業和員(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)工(gong)(gong)在簽訂勞動合同時(shi)，應(ying)當同時(shi)告知員(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)工(gong)(gong)相關的錄用(yong)條(tiao)件(jian)及考核辦法(fa)。否則(ze)，該(gai)解除(chu)違法(fa)。

　　在(zai)和員工簽署勞(lao)動合同時，應(ying)同時向員工具體說(shuo)明(ming)相關(guan)的錄(lu)用(yong)(yong)條(tiao)(tiao)件(jian)，并(bing)讓員工簽字確(que)認知曉(xiao)錄(lu)用(yong)(yong)條(tiao)(tiao)件(jian)的內(nei)容并(bing)愿(yuan)意(yi)遵守。

　　員(yuan)工(gong)(gong)(gong)手冊作(zuo)為(wei)企(qi)業內部的法(fa)律，小(xiao)到(dao)日(ri)常管(guan)(guan)理，大到(dao)違紀解除(chu)，其作(zuo)用(yong)不(bu)(bu)可(ke)小(xiao)覷(qu)。但是，如果(guo)企(qi)業不(bu)(bu)能證(zheng)明自己已經在事先將員(yuan)工(gong)(gong)(gong)手冊的內容告知過員(yuan)工(gong)(gong)(gong)，則該制度并不(bu)(bu)對員(yuan)工(gong)(gong)(gong)產生約束力，且不(bu)(bu)能作(zuo)為(wei)管(guan)(guan)理員(yuan)工(gong)(gong)(gong)或解除(chu)員(yuan)工(gong)(gong)(gong)的參考依據(ju)。因此，讓員(yuan)工(gong)(gong)(gong)確認簽收員(yuan)工(gong)(gong)(gong)手冊，意義(yi)重大。

　　員(yuan)工(gong)入職時(shi)、制度新發布(bu)、制度修訂后，都應當及(ji)時(shi)將內容告知員(yuan)工(gong)，并(bing)做好簽收工(gong)作，必要的時(shi)候(hou)，還應當輔以(yi)培訓、考試(shi)等方式加強這方面的證(zheng)據收集。

　　大多數企(qi)業在調(diao)崗的(de)時(shi)(shi)候，都會事先和(he)員(yuan)工(gong)(gong)進(jin)行商談，達(da)成一致后(hou)再將員(yuan)工(gong)(gong)安排到新(xin)崗。但是(shi)，有些員(yuan)工(gong)(gong)在新(xin)崗工(gong)(gong)作一段(duan)時(shi)(shi)間后(hou)，會覺得(de)不合適，要求調(diao)回原崗，此時(shi)(shi)，如(ru)果(guo)企(qi)業沒有證據證明員(yuan)工(gong)(gong)的(de)崗位已經做了調(diao)整(zheng)，就(jiu)很容易發生扯皮的(de)現象。而如(ru)果(guo)雙(shuang)方事先簽有勞動合同變更協議，問題就(jiu)迎刃而解。

　　凡是(shi)與員(yuan)工(gong)(gong)個人切身利益有關(guan)的(de)重要事項進行調整(zheng)時，都要及時和(he)員(yuan)工(gong)(gong)簽訂勞動合同變更協議，將相關(guan)調整(zheng)情況作(zuo)好書面(mian)約定，這些情況包括但不僅限于(yu)工(gong)(gong)作(zuo)時間、工(gong)(gong)作(zuo)地點、勞動報酬、工(gong)(gong)作(zuo)崗位、工(gong)(gong)作(zuo)內容的(de)變化。

　　崗位(wei)職責(ze)，即(ji)員工(gong)(gong)所在崗位(wei)需要完(wan)成的(de)工(gong)(gong)作內(nei)容及應當承(cheng)擔(dan)的(de)責(ze)任范圍。如果(guo)對(dui)這些內(nei)容在事先沒有進(jin)行具(ju)體說明(ming)(ming)或(huo)約定(ding)，那么，如何(he)定(ding)義員工(gong)(gong)不勝任工(gong)(gong)作就(jiu)沒有了前提條(tiao)件，如何(he)判(pan)定(ding)員工(gong)(gong)是(shi)(shi)否不服從工(gong)(gong)作安排或(huo)拒不執(zhi)行工(gong)(gong)作職責(ze)就(jiu)沒有了直接依據，甚至于也無法(fa)判(pan)定(ding)員工(gong)(gong)是(shi)(shi)否存在失職行為(wei)。因此，一份員工(gong)(gong)確(que)認(ren)的(de)《崗位(wei)職責(ze)說明(ming)(ming)書》是(shi)(shi)員工(gong)(gong)上任時應當準備(bei)的(de)必要文件。

　　新員工(gong)入職(zhi)或者調入新崗(gang)時，企(qi)業應當向員工(gong)如實說明該崗(gang)位的工(gong)作(zuo)(zuo)內容、工(gong)作(zuo)(zuo)要求及考核標(biao)準，并(bing)應當做好(hao)員工(gong)的書(shu)面確認工(gong)作(zuo)(zuo)。

　　工(gong)(gong)(gong)資(zi)單是很容(rong)易被忽視的(de)文件，許多HR都(dou)覺得(de)，只要工(gong)(gong)(gong)資(zi)按月通過銀行(xing)轉賬發放到員工(gong)(gong)(gong)的(de)工(gong)(gong)(gong)資(zi)卡中，就沒(mei)必要讓員工(gong)(gong)(gong)一一簽(qian)字確認(ren)了。即使發生爭議，企業也有流(liu)水單可以(yi)作為證據。但實際上，與勞動(dong)報酬有關的(de)爭議(yi)，比如加班工(gong)資、年休(xiu)假工(gong)資、高溫津(jin)貼等(deng)等(deng)，都與工(gong)資構(gou)成密不(bu)(bu)可(ke)分，而企(qi)業要證明自己(ji)沒(mei)有過(guo)錯，就需要通過(guo)工(gong)資的(de)具(ju)體(ti)構(gou)成來(lai)進行(xing)說明，因(yin)此，讓員(yuan)工(gong)確認工(gong)資單，就同時完成了員(yuan)工(gong)對該月工(gong)資數(shu)額及工(gong)資構(gou)成的(de)認可(ke)，一旦(dan)發生爭議(yi)，就能為企(qi)業避免因(yin)為舉(ju)證不(bu)(bu)利而面(mian)臨(lin)不(bu)(bu)應有的(de)賠付(fu)風險。

　　企(qi)業應(ying)當在發放(fang)工(gong)資的(de)同時(shi)，讓員工(gong)按月簽署工(gong)資單，同時(shi)，還(huan)可(ke)以讓員工(gong)確認當月工(gong)資是(shi)否(fou)已經(jing)足(zu)額(e)結算(suan)。

　　勞(lao)動(dong)合同到(dao)期終(zhong)止(zhi)，企業或勞(lao)動(dong)者的續(xu)簽意(yi)向是(shi)判定企業是(shi)否需要向員工支付終(zhong)止(zhi)勞(lao)動(dong)合同經濟補償的直(zhi)接依據。因此，保留員工的續(xu)簽意(yi)向，將有效避免日后不必要的勞(lao)動(dong)糾紛(fen)。

　　在勞動合(he)同到期前，企(qi)業在征詢員(yuan)(yuan)工(gong)續簽意向(xiang)時(shi)，應(ying)通過(guo)書面(mian)形式，尤其是在員(yuan)(yuan)工(gong)對(dui)企(qi)業提(ti)出的續簽意見持消極(ji)態(tai)度時(shi)，要及時(shi)使員(yuan)(yuan)工(gong)通過(guo)書面(mian)確定自己的續簽意向(xiang)，而不能(neng)一味任由員(yuan)(yuan)工(gong)拖延。

　　員(yuan)工患病(bing)或非(fei)因工負傷(shang)，在醫(yi)療期(qi)(qi)內(nei)企(qi)業的(de)(de)(de)(de)(de)很多(duo)權利受到(dao)(dao)限制，比如特定情形下不(bu)(bu)得(de)(de)解(jie)除勞動合(he)同，不(bu)(bu)得(de)(de)到(dao)(dao)期(qi)(qi)終止合(he)同等(deng)等(deng)。因此，員(yuan)工醫(yi)療期(qi)(qi)的(de)(de)(de)(de)(de)計(ji)算(suan)就成了HR的(de)(de)(de)(de)(de)重要工作(zuo)之一。全國除上海市外的(de)(de)(de)(de)(de)其他地區，其醫(yi)療期(qi)(qi)的(de)(de)(de)(de)(de)計(ji)算(suan)在跨越醫(yi)療期(qi)(qi)統計(ji)周期(qi)(qi)外時，是要清零重新計(ji)算(suan)的(de)(de)(de)(de)(de)，這樣一來，員(yuan)工的(de)(de)(de)(de)(de)首(shou)次病(bing)休時間就顯得(de)(de)非(fei)常(chang)重要，不(bu)(bu)同的(de)(de)(de)(de)(de)起算(suan)時間，會直接影響(xiang)員(yuan)工一次性病(bing)休的(de)(de)(de)(de)(de)醫(yi)療期(qi)(qi)長(chang)短(duan)。

　　企業應當注意(yi)員(yuan)工(gong)每一次病(bing)假申請記錄(lu)及其相關診(zhen)斷證明、考勤記錄(lu)等(deng)資料的(de)保存，在有條件(jian)的(de)情況(kuang)下，還應為員(yuan)工(gong)建立醫(yi)療(liao)期臺賬，減少醫(yi)療(liao)期計算的(de)糾紛。

　　一般情(qing)況下，員(yuan)(yuan)工(gong)主動(dong)(dong)提(ti)出離職(zhi)(zhi)，企業正(zheng)常辦(ban)理手續是不會(hui)發生勞動(dong)(dong)爭議的(de)。但(dan)是，現實中，時(shi)常會(hui)出現這樣的(de)情(qing)況，員(yuan)(yuan)工(gong)直(zhi)接(jie)和上司口頭談辭職(zhi)(zhi)，并談好(hao)離職(zhi)(zhi)日期，之后上司就安排HR著(zhu)手招聘，跟著(zhu)，人招來了，但(dan)是員(yuan)(yuan)工(gong)反悔不走了。若當時(shi)沒(mei)有及時(shi)讓員(yuan)(yuan)工(gong)補(bu)交(jiao)辭職(zhi)(zhi)信，就真拿員(yuan)(yuan)工(gong)沒(mei)辦(ban)法(fa)了。

　　員工(gong)如果提出(chu)離職(zhi)意(yi)向，必須要求員工(gong)提交書(shu)面的(de)辭職(zhi)信，否則，應(ying)及時告(gao)知員工(gong)公司不認可員工(gong)的(de)離職(zhi)要求。

　　企(qi)(qi)業單方要(yao)和員(yuan)工結束勞動合同(tong)(tong)關系的(de)唯一(yi)方式就是向(xiang)員(yuan)工發(fa)(fa)出(chu)(chu)解除(chu)或終止(zhi)勞動合同(tong)(tong)通知(zhi)書。通知(zhi)發(fa)(fa)出(chu)(chu)的(de)時間點決定著(zhu)企(qi)(qi)業是否(fou)需要(yao)向(xiang)員(yuan)工發(fa)(fa)放代通知(zhi)金，通知(zhi)上的(de)解除(chu)或終止(zhi)原因(yin)則決定著(zhu)企(qi)(qi)業是否(fou)要(yao)向(xiang)員(yuan)工支付(fu)經(jing)濟(ji)補償。　　

　　企業擬向(xiang)(xiang)員(yuan)(yuan)工(gong)(gong)單(dan)方提出解除(chu)或(huo)終(zhong)止意向(xiang)(xiang)時(shi)，應(ying)向(xiang)(xiang)員(yuan)(yuan)工(gong)(gong)書(shu)(shu)面(mian)發出《解除(chu)或(huo)終(zhong)止勞動合同(tong)通(tong)知書(shu)(shu)》，同(tong)時(shi)應(ying)確(que)保通(tong)知書(shu)(shu)送達(da)員(yuan)(yuan)工(gong)(gong)。

　　協商(shang)解除能夠幫助企(qi)(qi)業(ye)省卻不少解除流程，免除企(qi)(qi)業(ye)的(de)法律風險，因而是企(qi)(qi)業(ye)最常(chang)用的(de)解除方式。但是，如果企(qi)(qi)業(ye)和員工就解除口頭(tou)達成(cheng)了一致，卻沒有形成(cheng)書(shu)面協議，勢必(bi)會給(gei)企(qi)(qi)業(ye)留下很大的(de)法律隱患。

　　企業和員工協(xie)商解(jie)(jie)除(chu)或(huo)(huo)協(xie)商終(zhong)止(zhi)的時候，一定要簽(qian)訂書面(mian)的《協(xie)商解(jie)(jie)除(chu)或(huo)(huo)終(zhong)止(zhi)勞動合同協(xie)議書》，將解(jie)(jie)除(chu)時間(jian)、補償(chang)金的支付、解(jie)(jie)決的爭議等(deng)問題明(ming)確，以免(mian)后患。

　　員(yuan)工(gong)(gong)離職時，如果(guo)沒有認真辦理工(gong)(gong)作及財物交(jiao)接(jie)(jie)，可(ke)能(neng)會給企(qi)業帶來一定的損失，員(yuan)工(gong)(gong)沒有進(jin)行(xing)工(gong)(gong)作交(jiao)接(jie)(jie)，企(qi)業有權拒(ju)付經濟(ji)補(bu)償。因此(ci)，妥善(shan)整理一份《離職交(jiao)接(jie)(jie)單(dan)》，不(bu)僅能(neng)夠(gou)幫助企(qi)業做好銜接(jie)(jie)過(guo)渡工(gong)(gong)作，也(ye)是企(qi)業日后追討(tao)損失、拒(ju)付經濟(ji)補(bu)償的重要憑證。

　　企(qi)業應當完善內部的離(li)職手(shou)續辦理流程，要(yao)求(qiu)員工嚴格按(an)照規定辦理離(li)職交接(jie)手(shou)續，填妥《離(li)職交接(jie)單》。

　　對(dui)于(yu)企(qi)(qi)業(ye)的一(yi)些關鍵崗位的人員，企(qi)(qi)業(ye)往(wang)往(wang)都能記得也很重視在其入職時(shi)與之簽(qian)(qian)訂(ding)競業(ye)限制協議。但是，在這些人員離(li)職的時(shi)候(hou)，對(dui)于(yu)是否要求他們履(lv)行競業(ye)限制義務(wu)，卻時(shi)常被忽略。如果企(qi)(qi)業(ye)在員工在職期間與之簽(qian)(qian)訂(ding)了(le)競業(ye)限制協議，在員工離(li)職時(shi)應當明(ming)確(que)是否需要員工履(lv)行競業(ye)限制義務(wu)，否則，在企(qi)(qi)業(ye)沒有明(ming)示，而員工又主動履(lv)行了(le)競業(ye)限制義務(wu)的情(qing)況下，員工可以反(fan)過來要求企(qi)(qi)業(ye)支付競業(ye)限制補(bu)償。

　　對于(yu)企業與其(qi)簽訂(ding)競業限(xian)制義(yi)務的員(yuan)工，在(zai)員(yuan)工離(li)職時企業應當(dang)書面通知員(yuan)工是(shi)否需要其(qi)按照約定(ding)履行競業限(xian)制義(yi)務。

　　除上述(shu)十五份文件(jian)外，還有很多文件(jian)都需要(yao)HR予以重視(shi)，如(ru)違紀處理單(dan)、解除勞動合同(tong)證(zheng)(zheng)明書(shu)、保密協(xie)議、服務(wu)期協(xie)議等。總(zong)而(er)言之，企業(ye)的HR應當時常(chang)提(ti)醒(xing)自己樹(shu)立(li)證(zheng)(zheng)據意(yi)識，在日(ri)常(chang)員(yuan)工關系(xi)管理過程(cheng)中(zhong)，要(yao)善(shan)于收集(ji)證(zheng)(zheng)據，妥善(shan)保管證(zheng)(zheng)據，并(bing)幫助企業(ye)建立(li)一個健全的內部操作(zuo)規(gui)程(cheng)，以避免(mian)不(bu)必要(yao)的勞動糾紛和(he)法律風險。